Verordnung zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Studienbewerber, Studenten und Prüfungskandidaten für Verwaltungszwecke der Hochschulen (Studentendatenverordnung)

Vom 11. Dezember 1993 (GVBl. S. 628)

zuletzt geändert durch die Erste Verordnung zur Änderung der Studentendatenverordnung vom 18.09.2000, (GVBl. S. 430)

Auf Grund des § 6 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 6 Satz 2 des Berliner Hochschulgesetzes vom 12. Oktober 1990 (GVBl. S. 2165), zuletzt geändert durch Gesetz vom 10. Juni 1993 (GVBl. S. 252) wird verordnet:

Inhalt

§1 Zulassung

Die Hochschule ist berechtigt, von den Studienbewerbern für die Zulassung die personenbezogenen Daten nach den Nummern 1 bis 20 der Anlage, die Bestandteil dieser Verordnung ist, zu erheben und für diesen Zweck zu verarbeiten.

§2 Immatrikulation und Rückmeldung

Die Hochschule ist berechtigt, von den Studienbewerbern für die Immatrikulation und Rückmeldung die personenbezogenen Daten nach den Nummern 1 bis 14, 17 und 21 bis 28 der Anlage zu erheben und für diesen Zweck zu verarbeiten.

§3 Beginn, Beurlaubung, Unterbrechung und Beendigung des Studiums

Die Hochschule ist berechtigt, die Daten über den Zeitpunkt der Immatrikulation, der Aufnahme in die Hochschule, der Exmatrikulation sowie der Beendigung des Studiums zu verarbeiten. Sie ist berechtigt, für die Beurlaubung, Unterbrechung und Beendigung des Studiums zusätzlich die personenbezogenen Daten nach den Nummern 29 bis 31 der Anlage zu erheben und für diese Zwecke zu verarbeiten.

§4 Besondere Studienarten

Die Hochschule ist berechtigt, von den Gasthörern, den Nebenhörern und den Teilnehmern an Studiengängen gemäß §§ 25, 26 des Berliner Hochschulgesetzes die personenbezogenen Daten nach den Nummern 1 bis 7, 10 und 32 der Anlage für die Aufnahme in die Hochschule zu erheben und für diesen Zweck zu verarbeiten.

§5 Studienbescheinigung

Die Hochschule ist berechtigt, folgende personenbezogene Daten in Studienbescheinigungen aufzunehmen:

1. Familienname, frühere Namen

2. Vorname

3. Geburtsdatum

4. Geburtsort

5. Anschriften

6. Erstmalige Immatrikulation

7. Matrikelnummer

8. Studiengang, Fachsemester, Studienfach, Hochschulsemester

9. Angestrebter Studienabschluß, Art eines abgeschlossenen Studiums

10. Zugehörigkeit zu: Fakultät, Fachbereich, wissenschaftliche Einrichtung, Zentralinstitut

11. Beurlaubung (Dauer, Grund)

§5a Studienausweise

(l) Die Hochschulen geben für jeden Studierenden zum Nachweis ihrer Mitgliedschaft zur Hochschule bei der Immatrikulation einen Studienausweis aus. Die Gültigkeit des Studienausweises ist an die Dauer der Mitgliedschaft des Studenten zur Hochschule gebunden. Der Studienausweis kann optisch lesbar folgende Angaben enthalten:

1. Name und Vorname,

2. Geburtsdatum,

3. Lichtbild der Karteninhaberin oder des Karteninhabers,

4. Matrikelnummer,

5. Studiengang und Fachsemester,

6. Gültigkeitsdauer oder Hinweis auf das jeweils geltende Semester,

7. Wahlberechtigung für Fachbereich/Wissenschaftliche Einrichtung.

(2) Der Studienausweis kann auch in Form eines mobilen personenbezogenen Datenverarbeitungssystems (z. B. einer multifunktionalen Chipkarte) ausgegeben werden. Dieses kann eine digitale Signatur im Sinne von § 2 Abs. 1 des Signaturgesetzes vom 22. Juli 1997 (BGB1.1 S. 1870), geändert durch Artikel 5 des Gesetzes vom 19. Dezember 1998 (BGB1.1 S. 3836), enthalten. Mobile personenbezogene Datenverarbeitungssysteme können daneben zu folgenden Zwecken eingesetzt werden:

1. Rückmeldung,

2. Adressänderung,

3. Anforderung von studiumsbezogenen Bescheinigungen,

4. Prüfungsanmeldung,

5. Abfrage von Prüfungsergebnissen,

6. Stimmabgabe bei elektronischen Wahlen an der Hochschule,

7. als Benutzerausweis für die Hochschulbibliothek,

8. Buchen von Veranstaltungen im Hochschulsport,

9. Zugang zu Geräten, Räumen und Parkraum im Bereich der Hochschule,

10. als elektronische Geldbörse,

11. als Fahrausweis für den öffentlichen Personennahverkebr.

Mobile personenbezogene Datenverarbeitungssysteme können darüber hinaus für weitere Zwecke eingesetzt werden, die der Studienorganisation dienen. Hierüber sind die Studierenden zu informieren. Mit ihnen können außerdem Funktionen zur Benutzung öffentlicher oder nichtöffentlicher Stellen ausgeführt wer-

Gesetz- und Verordnungsblatt flir Berlin 56. Jahrgang Nr. 31 23. September 2000

den, wenn die Freiwilligkeit dieser Nutzungen sichergestellt ist. Im Datenspeicher des mobilen personenbezogenen Datenverarbeitungssystems werden als personenbezogene Daten nur folgende Daten gespeichert:

1. Matrikelnummer, erweitert um die vierstellige amtliche Hochschulkennung,

2. Kartennummer,

3. Gültigkeitsdauer oder Hinweis auf das jeweils geltende Semester,

4. Statusgruppe (§ 45 Abs. 1 BerlHG),

5. PIN,

6. die für eine digitale Signatur im Sinne von § 2 Abs. 1 des Signaturgesetzes erforderlichen Daten,

7. die für die Anwendung von Verschlüsselungsverfahren erforderlichen Daten,

8. die für die Anwendung von Authentisierungsverfahren erforderlichen Daten.

(3) Der Studienausweis wird von der für die Immatrikulation zuständigen Stelle der Hochschule oder einer von ihr beauftragten Stelle ausgestellt. Meldet der Karteninhaber oder die Karteninhaberin den Verlust des Studienausweises, stellt die ausgebende Stelle sicher, dass dieser für die hochschulbezogene Nutzung sowie für eine digitale Signatur im Sinne von § 2 Abs. 1 des Signaturgesetzes gesperrt wird. Für das Erstellen des Studienausweises kann bei der Immatrikulation ein Lichtbild verlangt werden. Eine Speicherung des Lichtbildes ist ohne schriftliches Einverständnis des Studierenden nur auf dem Studienausweis zulässig.

(4) Die oder der Studierende kann jederzeit Auskunft über die durch das mobile personenbezogene Datenverarbeitungssystem aktivierten personenbezogenen Datenspeicherungen verlangen.

(5) Jede Kommunikation zwischen dem mobilen personenbezogenen Datenverarbeitungssystem und Lesegeräten setzt die gegenseitige Authentisierung der beiden Systeme mit kryptografischen Mitteln voraus. Die Kommunikation muss für die nutzende Person erkennbar sein. Dies gilt insbesondere, wenn durch diese Kommunikation eine Datenspeicherung ausgelöst wird.

(6) Die zur Gewährleistung der Datensicherheit nach §5 Abs. 3 des Berliner Datenschutzgesetzes zu ergreifenden Maßnahmen sind schriftlich festzuhalten. Insbesondere ist sicherzustellen, dass bei der freiwilligen Nutzung der Chipkarte für Funktionen außerhalb der Hochschule von den in Absatz 2 Satz 7 genannten Daten nur die Gültigkeitsdauer bzw. der Hinweis auf das jeweils geltende Semester elektronisch gelesen werden kann.

§6 Studienverlauf und Hochschulprüfungen

(1) Die Hochschule ist berechtigt, die Daten zu erheben und zu verarbeiten, die nach den Studien- und Prüfungsordnungen erforderlich sind, um zu Lehrveranstaltungen oder Prüfungen zugelassen zu werden, und den Ablauf sowie das Ergebnis der Prüfung zu dokumentieren.

(2) Die gemäß § 6 Abs. 6 Satz 1 des Berliner Hochschulgesetzes übermittelten Daten dürfen für Zwecke der Exmatrikulation sowie für weitere sich aus dem Ergebnis der Prüfung ergebende Verwaltungszwecke genutzt werden.

§7 Löschung der Daten

(1) Die für die Zulassung nach § 1 verarbeiteten Daten sind spätestens vier Jahre nach Ablauf des Bewerbungssemesters zu löschen, soweit diese Daten nicht für die Immatrikulation benötigt wurden.

(2) Die Daten der Studenten sowie der in § 4 genannten Hörer und Teilnehmer über den Familiennamen, den/die Vornamen, das Geburtsdatum, den Geburtsort, den Studiengang, das Studienfach, die Matrikelnummer, den Zeitpunkt der Immatrikulation oder der Aufnahme in die Hochschule, den Zeitpunkt der Exmatrikulation oder der Beendigung des Studiums und die abgelegten Prüfungen (Art, Fach, Datum und Ergebnis) sind nach Ablauf von 50 Jahren zu löschen. Alle übrigen Daten der Immatrikulation oder der Aufnahme in die Hochschule und des Studiums sind nach Ablauf von vier Jahren nach der Exmatrikulation oder der Beendigung des Studiums zu löschen.

(3) Alle personenbezogenen Daten, die weder zu einer Zulassung noch zu einer Immatrikulation geführt haben, sind nach dem Eintritt der Bestandskraft des Bescheides über die Zulassung innerhalb von zwei Jahren zu löschen. Das gilt auch in den Fällen, in denen kein Bescheid erteilt wurde; in diesem Fall beginnt die Frist mit Ablauf des Semesters, für das die Bewerbung galt.

§8 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Januar 1994 in Kraft.

Anlage zur Studentendatenverordnung Datenkatalog:

1. Familienname, frühere Namen

2. Vornamen

3. Geburtsdatum

4. Geburtsort

5. Geschlecht

6. Heimat- und Semesteranschrift

7. Staatsangehörigkeit

8. Hochschulzugangsberechtigung (Art, Land, Kreis, Ort, Ergebnis, Notendurchschnitt, Datum)

9. Berufspraktische Tätigkeiten oder besondere Kenntnisse, Fähigkeiten und Vorbildungen, soweit diese Zulassungsvoraussetzung sind

10. Studiengang, Studienfach, Fachrichtung, angestrebter Studienabschluß, Art des Studiums, Lehrveranstaltung

11. Bei ausländischen Studienbewerbern: Nachweis über ausreichende deutsche Sprachkenntnisse

12. Art, Anzahl der Hochschul- und Fachsemester sowie Art des Abschlusses eines Studiums an einer Hochschule in der Bundesrepublik Deutschland

13. Art, Land und Dauer eines Studiums im Ausland

14. Angaben zum Studium an bisher besuchten sowie gegenwärtig besuchten Hochschulen, soweit nicht unter 12. und 13. aufgeführt (Name der Hochschule, Anzahl der Hochschul-, Fach-, Praxis-, Urlaubs-, Auslandssemester und Semester am Studienkolleg; Art, Ergebnis, Datum und Fachsemester der bisher abgelegten Vor-, Zwischen- oder Abschlußprüfungen sowie der studienbegleitenden Leistungskontrollen, Exmatrikulationsnachweis)

15. Angaben über die Ableistung von Diensten sowie Betreuung eines Kindes oder eines pflegebedürftigen Angehörigen

16. Art und Zeitpunkt eines berufsqualifizierenden Abschlusses

17. Art und Zeit einer Berufstätigkeit/Erwerbstätigkeit nach Erwerb der Hochschulzugangsberechtigung

18. Gründe und Umfang der Verbesserung der Durchschnittsnote oder der Wartezeit

19. Besondere soziale und familiäre Gründe

20. Ergebnis des Erststudiums und Gründe für das Zweitstudium

21. Konfession (gilt nur für das Fach Religion)

22. Hörerstatus, Fach- und Hochschulsemester

23. Art der Zulassung zum Studium: Hochschule oder Zentralstelle für die Vergabe von Studienplätzen

24. Fakultäts- oder Fachbereichszugehörigkeit

25. Bei weiteren Immatrikulationen: Name der gleichzeitig besuchten Hochschule, Studienfach, Studiengang, Wahlrechtsoption

26. Abschluß einer Krankenversicherung oder Befreiung von der Krankenversicherung, Kennziffer des Versicherungsunternehmens und Versicherungsnummer nach dem Fünften Buch des Sozialgesetzbuchs

27. Entrichtung des Beitrages an das Studentenwerk und die Studentenschaft der jeweiligen Hochschule

28. Umstände, die einer Immatrikulation entgegenstehen können, insbesondere

a) Ausschluß vom Studium

b) Verlust des Prüfungsanspruchs

c) Krankheiten, die die Gesundheit anderer Studenten gefährden oder den Studienbetrieb ernstlich beeinträchtigen können

d) Straftaten, die zur Versagung der Immatrikulation berechtigen

e) Aberkennung der Fähigkeit zur Bekleidung öffentlicher Ämter

29. Grund und Dauer der Beurlaubung

30. Grund und Dauer der Unterbrechung

31. Grund der Beendigung des Studiums

32. Nachweis, daß die Voraussetzungen für ein weiterbildendes Studium oder die Teilnahme an Veranstaltungen der Weiterbildung vorliegen oder die Voraussetzungen eines Studiums gemäß § 25 des Berliner Hochschulgesetzes gegeben sind.